Rhybudd Preifatrwydd

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD CYFFREDINOL

 

Mae prosesu data personol yn cael ei reoli gan ddeddfwriaeth sy’n gysylltiedig â data personol sy’n gymwys yn y Deyrnas Unedig yn cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (y “GDPR”) a deddfwriaeth arall sy’n ymwneud â data a hawliau personol megis y Ddeddf Hawliau Dynol.

Eich data personol – beth yw hyn?

“Data personol” yw unrhyw wybodaeth am unigolyn byw sy’n caniatáu iddynt gael ei hadnabod o’r data hwnnw (er enghraifft, enw, ffotograffau, fideos, cyfeiriad (au) e-bost. Gellir adnabod y person yn uniongyrchol drwy ddefnyddio’r data ei hun neu drwy ei gyfuno â gwybodaeth arall sy’n helpu i adnabod unigolyn byw (e.e. gall rhestr o staff gynnwys rhifau Adnabod personél yn hytrach nag enwau ond os ydych yn defnyddio rhestr ar wahân o’r rhifau adnabod hynny sy’n rhoi’r enwau cyfatebol i adnabod y staff yn y rhestr gyntaf yna bydd y rhestr gyntaf yn cael ei thrin fel data personol hefyd). Mae prosesu data personol yn cael ei reoli gan ddeddfwriaeth sy’n gysylltiedig â data personol sy’n gymwys yn y Deyrnas Unedig yn cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (y “GDPR”) a deddfwriaeth arall sy’n ymwneud â data a hawliau personol megis y Ddeddf Hawliau Dynol.

Pwy ydym ni?

Daw’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn i chi gan eich cyngor cymuned lleol, sef y sawl sy’n rheoli’ch data.

Rheolyddion data eraill y mae’r cyngor yn gweithio gyda nhw:

  • [e.e. rheolyddion data eraill, fel awdurdodau lleol
  • Grwpiau cymunedol
  • Elusennau
  • Cyrff di-elw eraill
  • Contractwyr
  • Asiantaethau gwirio credyd]

 

Mae’n bosibl y bydd angen i ni rannu’ch data personol gyda nhw fel eu bod yn gallu cyflawni eu cyfrifoldebau i’r cyngor. Os ydym ni a’r rheolyddion data eraill a restrwyd uchod yn prosesu’ch data ar y cyd at yr un dibenion, yna gall y cyngor a’r rheolyddion data eraill fod yn “rheolyddion data ar y cyd” sy’n golygu ein bod i gyd yn gyfrifol gyda’n gilydd drosoch chi am eich data. Pan mae pob un o’r partïon a restrwyd uchod yn prosesu’ch data at eu dibenion annibynnol eu hunain yna bydd pob un ohonom yn gyfrifol yn annibynnol drosoch chi ac os oes gennych unrhyw gwestiynau, yn dymuno arfer unrhyw hawl (gweler isod) neu’n dymuno gwneud cwyn, dylech wneud hynny’n uniongyrchol i’r rheolydd data perthnasol.

Mae disgrifiad o ba ddata personol y mae’r cyngor yn prosesu ac ar gyfer pa ddibenion wedi’i osod allan yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn. 

Bydd y cyngor yn prosesu rhywfaint neu’r cyfan o’r data personol canlynol lle bo angen i gyflawni ei dasgau:

  • Enwau, teitlau ac enwau eraill, ffotograffau;
  • Manylion cyswllt fel rhifau ffôn, cyfeiriadau, a chyfeiriadau e-bost;
  • Lle maen nhw’n berthnasol i’r gwasanaethau a ddarperir gan gyngor, neu lle’r ydych yn eu rhoi i ni, gallwn brosesu gwybodaeth megis rhyw, oed, statws priodasol, cenedl, addysg/hanes gwaith, cymwysterau academaidd/proffesiynol, diddordebau, cyfansoddiad y teulu, a dibynyddion;
  • Pan fyddwch yn talu am weithgareddau megis defnyddio neuadd cyngor, adnabyddwyr ariannol fel rhifau cyfrif banc, rhifau cardiau talu, adnabyddwyr talu/trafodion, rhifau polisi a rhifau hawliadau;
  • Gall y data personol a broseswn gynnwys gwybodaeth sensitif neu gategorïau arbennig eraill o ddata personol megis euogfarnau troseddol, tarddiad hiliol neu ethnig, iechyd meddyliol a chorfforol, manylion anafiadau, meddyginiaeth/triniaethau a gafwyd, credoau gwleidyddol, aelodau o undeb llafur, data genetig, data biometrig, data ynghylch bywyd a thueddiadau rhywiol.


 

Sut ydym yn defnyddio data personol sensitif

  • Gallwn brosesu data personol sensitif yn cynnwys, fel y bo’n briodol:
    • gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu feddyliol neu gyflwr er mwyn monitro absenoldeb salwch a gwneud penderfyniadau am eich addasrwydd i weithio ;
    • eich tarddiad hiliol neu ethnig neu grefydd neu wybodaeth debyg er mwyn monitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth cyfle cyfartal;
    • er mwyn cydymffurfio â gofynion cyfreithiol a rhwymedigaethau i drydydd parti.
  • Disgrifir y mathau hyn o ddata yn y GDPR fel “Categorïau data arbennig” ac maent angen lefelau uwch o ddiogelwch. Mae angen i ni gael cyfiawnhad pellach dros gasglu, storio a defnyddio’r math hwn o ddata personol.
  • Gallwn brosesu categorïau arbennig o ddata personol yn yr amgylchiadau canlynol:
    • Mewn amgylchiadau cyfyngedig, gyda’ch caniatâd ysgrifenedig penodol.
    • Lle mae angen i ni ymgymryd â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.
    • Lle mae ei angen er budd y cyhoedd.
  • Yn llai cyffredin, gallwn brosesu’r math hwn o ddata personol lle mae ei angen yn gysylltiedig â hawliau cyfreithiol neu lle mae ei angen i warchod eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall) ac nid oes modd i chi roi eich caniatâd, neu lle’r ydych eisoes wedi gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus.

A oes angen eich caniatâd arnom i brosesu’ch data personol sensitif?

  • Mewn rhai amgylchiadau, gallwn ofyn am eich caniatâd ysgrifenedig i ganiatáu i ni brosesu data personol sensitif arbennig. Os ydym yn gwneud hynny, byddwn yn rhoi manylion llawn i chi am y data personol y dymunem ei gael a’r rheswm dros hynny, fel y gallwch ystyried yn ofalus a ydych eisiau rhoi’ch caniatâd.

Bydd y cyngor yn cydymffurfio â’r ddeddf diogelu data. Mae’r ddeddf yn dweud fod yn rhaid i’r data personol a ddaliwn amdanoch fod yn:

  • Cael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, mewn ffordd deg a thryloyw.
  • Cael ei gasglu ar gyfer dibenion dilys yn unig yr ydym wedi’u hesbonio’n glir i chi a ddim yn cael ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
  • Yn berthnasol i’r dibenion y soniwyd amdanynt ac wedi’i gyfyngu i’r dibenion hynny’n unig.
  • Yn gywir ac wedi’i ddiweddaru.

Cael ei gadw ddim ond gyn hired ag sydd angen i’r dibenion y dywedwyd wrthych amdanynt.

  • Cael ei gadw a’i ddinistrio’n ddiogel yn cynnwys sicrhau fod mesurau technegol a diogelwch priodol yn eu lle i warchod eich data personol rhag cael ei golli, ei gamddefnyddio, ei gyrchu heb awdurdod a’i ddatgelu.

Rydym yn defnyddio’ch data personol ar gyfer rhai neu’r cyfan o’r dibenion canlynol:

  • I gyflawni gwasanaethau cyhoeddus yn cynnwys deall eich anghenion fel ein bod yn darparu’r gwasanaethau y gwnaethoch gais amdanynt ac i ddeall beth allwn ni ei wneud i chi a’ch hysbysu am wasanaethau perthnasol eraill;
  • Cadarnhau pwy ydych er mwyn darparu rhai gwasanaethau;
  • Cysylltu â chi drwy’r post, ebost, ffôn neu’r cyfryngau cymdeithasol (e.e. Facebook, Twitter, WhatsApp).
  • Ein helpu i adeiladu darlun o sut rydym yn perfformio;
  • Atal a darganfod twyll a llygredd yn y defnydd o arian cyhoeddus a lle bo angen ar gyfer swyddogaethau gorfodi’r gyfraith;
  • Ein galluogi i fodloni’r holl rwymedigaethau a phwerau cyfreithiol a statudol yn cynnwys unrhyw swyddogaethau a ddirprwywyd;
  • Cynnal gweithdrefnau diogelu cynhwysfawr (yn cynnwys diwydrwydd dyladwy a thrin cwynion) yn unol â’r arfer diogelu gorau o dro i dro gyda’r nod o sicrhau fod pob plentyn ac oedolyn sy’n wynebu risg yn cael amgylchedd diogel ac yn gyffredinol fel y bo angen i warchod unigolion rhag niwed neu anaf;
  • Hyrwyddo buddiannau’r cyngor;
  • Cadw’n cyfrifon a’n cofnodion ein hunain;
  • Gofyn am eich safbwyntiau, barn neu sylwadau;
  • Eich hysbysu am unrhyw newidiadau i’n cyfleusterau, gwasanaethau, digwyddiadau a staff, cynghorwyr a deiliaid swyddi eraill;
  • Anfon unrhyw ohebiaeth y gofynnoch chi amdani ac a allai fod o ddiddordeb i chi. Gall hyn gynnwys gwybodaeth am ymgyrchoedd, apeliadau, prosiectau neu gynlluniau newydd eraill;
  • Prosesu trafodion ariannol perthnasol yn cynnwys grantiau a thaliadau a nwyddau a gwasanaethau a gyflenwyd i’r cyngor;
  • Galluogi dadansoddi data yn ystadegol fel y gallwn gynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau.

Gall ein prosesu gynnwys hefyd defnyddio systemau CCTV i atal ac erlyn troseddau.

Beth yw’r sail gyfreithlon dros brosesu’ch data personol?

Mae’r cyngor yn awdurdod cyhoeddus ac mae ganddo bwerau a rhwymedigaethau arbennig. Mae’r rhan fwyaf o’ch data personol yn cael ei brosesu i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol sy’n cynnwys cyflawni swyddogaethau a phwerau statudol y cyngor. Weithiau wrth arfer y pwerau neu’r dyletswyddau hyn mae angen prosesu data personol preswylwyr neu bobl sy’n defnyddio gwasanaethau’r cyngor. Byddwn bob amser yn ystyried eich buddiannau a’ch hawliau. Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn amlinellu’ch hawliau a rhwymedigaethau’r cyngor i chi.

Mae’n bosibl y byddwn yn prosesu data personol os yw’n angenrheidiol i weithredu contract gyda chi, neu i gymryd camau i sefydlu contract. Enghraifft o hyn fyddai prosesu’ch data mewn cysylltiad â defnyddio cyfleusterau chwaraeon, neu dderbyn tenantiaeth rhandir gardd.

Weithiau mae’n rhaid cael eich caniatâd i ddefnyddio’ch data personol. Byddwn yn gwneud hynny gyntaf cyn ei ddefnyddio.

Rhannu’ch data personol

Mae’r adran hon yn rhoi gwybodaeth am drydydd partïon y gallai’r cyngor rannu’ch data personol gyda nhw. Mae gan y trydydd partïon hyn rwymedigaeth i roi mesurau diogelwch priodol yn eu lle a byddant yn gyfrifol drosoch yn uniongyrchol o ran eu dull o brosesu a gwarchod eich data personol. Mae’n debygol y byddwn angen rhannu’ch data gyda rhai neu’r cyfan o’r canlynol (ond dim ond lle bo angen):

  • Y rheolyddion data a restrwyd uchod o dan y pennawd “Rheolyddion data eraill y mae’r cyngor yn gweithio gyda nhw”;
  • Ein hasiantwyr, cyflenwyr a’n contractwyr. Er enghraifft, gallem ofyn i ddarparwr masnachol gyhoeddi neu ddosbarthu newyddlenni ar ein rhan, neu gynnal ein meddalwedd cronfa ddata;
  • Ar adegau, awdurdodau lleol eraill neu gyrff di-elw yr ydym yn gwneud cynlluniau ar y cyd â nhw e.e. mewn cysylltiad â chyfleusterau neu ddigwyddiadau yn y gymuned.

Am ba hyd ydym ni’n cadw’ch data personol?

Byddwn yn cadw rhai cofnodion yn barhaol os oes gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny. Mae’n bosibl y byddwn yn cadw rhai cofnodion eraill am gyfnod estynedig. Er enghraifft, yr arfer gorau ar hyn o bryd yw cadw cofnodion ariannol am gyfnod o 8 mlynedd o leiaf ar gyfer archwiliadau CThEM neu wybodaeth am drethi. Mae’n bosibl y bydd gennym rwymedigaethau cyfreithiol i gadw rhywfaint o ddata mewn cysylltiad â’n rhwymedigaethau statudol fel corff cyhoeddus. Mae hawl gan y cyngor gadw data er mwyn amddiffyn neu fynd ar ôl hawliadau. Mewn rhai achosion, mae’r gyfraith yn gosod terfyn amser i hawliadau o’r fath (er enghraifft 3 blynedd i hawliadau anaf personol neu 6 mlynedd i hawliadau contract). Byddwn yn cadw rhywfaint o ddata personol at y diben hwn cyn belled ag y credwn fod ei angen er mwyn gallu amddiffyn neu fynd ar ôl hawliad. Yn gyffredinol, byddwn yn ceisio cadw data ddim ond cyn hired ag rydym ei angen. Golyga hyn y byddwn yn ei ddileu pan nad oes mo’i angen mwyach.

Eich hawliau a’ch data personol

Mae gennych yr hawliau canlynol o safbwynt eich data personol:

Wrth arfer unrhyw un o’r hawliau a restrir isod, er mwyn prosesu’ch cais, gall fod angen i ni wirio pwy ydych er mwyn eich diogelwch. Mewn achosion o’r fath byddwn angen i chi ymateb gyda phrawf o’ch hunaniaeth cyn y gallwch arfer yr hawliau hynny.

  • Hawl i weld data personol sydd gennym amdanoch
  • Ar unrhyw adeg gallwch gysylltu â ni i ofyn am y data personol sydd gennym amdanoch yn ogystal â pham fod gennym y data personol hwnnw, pwy sy’n gallu ei gyrchu ac o ble y cawsom y data personol. Wedi derbyn eich cais byddwn yn ymateb o fewn un mis.
  • Nid chodir tâl am y cais cyntaf ond gall ceisiadau ychwanegol am yr un data personol neu geisiadau sy’n amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol wynebu tâl gweinyddu.
    • Hawl i gywiro a diweddaru’r data personol sydd gennym amdanoch
  • Os yw’r data sydd gennym amdanoch yn hen, yn anghyflawn neu’n anghywir, gallwch ddweud wrthym ni a bydd eich data’n cael ei ddiweddaru.
    • Hawl i’ch data personol gael ei ddileu
  • Os ydych yn teimlo na ddylem fod yn defnyddio’ch data personol mwyach neu ein bod yn defnyddio’ch data personol yn anghyfreithlon, gallwch ofyn i ni ddileu’r data personol sydd gennym.
  • Pan fyddwn yn derbyn eich cais byddwn yn cadarnhau a gafodd y data personol ei ddileu neu’r rheswm pam na ellir ei ddileu (er enghraifft oherwydd bod ei angen arnom i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol).
    • Hawl i wrthwynebu prosesu’ch data personol neu ei gyfyngu i ddibenion arbennig yn unig
  • Mae gennych hawl i ofyn i ni stopio prosesu’ch data personol neu ofyn i ni gyfyngu ar ei brosesu. Wedi derbyn y cais, byddwn yn cysylltu â chi ac yn gadael i chi wybod a ydym yn gallu cytuno i hynny neu a oes gennym rwymedigaeth gyfreithiol i barhau i brosesu’ch data.
    • Yr hawl i symud data
  • Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo rhywfaint o’ch data i reolydd arall. Byddwn yn cytuno i’ch cais, os yw’n ymarferol i wneud hynny, o fewn un mis o dderbyn eich cais.
    • Hawl i dynnu’ch caniatâd yn ôl i brosesu ar unrhyw adeg unrhyw ddata lle y cafwyd caniatâd i wneud hynny
  • Gallwch dynnu’ch caniatâd yn ôl yn hawdd dros y ffôn, drwy ebost neu drwy’r post (gweler Manylion Cyswllt isod).
    • Yr hawl i wneud cwyn gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
  • Gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu drwy ebost https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu yn yr Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.

Trosglwyddo Data Tramor

Bydd unrhyw ddata personol a drosglwyddir i wledydd neu diriogaethau y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd ddim ond yn cael ei roi ar systemau sy’n cydymffurfio â mesurau sy’n rhoi diogelwch cyfatebol i hawliau personol naill ai drwy gytundebau rhyngwladol neu gontractau a gymeradwywyd gan yr Undeb Ewropeaidd. [Mae modd mynd at ein gwefan o wledydd eraill felly ar adegau gall peth data personol (er enghraifft mewn newyddlen) gael ei weld dramor].

Prosesu pellach

Os ydym yn dymuno defnyddio’ch data personol at ddiben newydd, nad yw’n dod o dan yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, yna byddwn yn rhoi hysbysiad newydd i chi yn esbonio’r defnydd newydd hwn cyn dechrau’r prosesu ac yn gosod allan y dibenion perthnasol a’r amodau prosesu. Lle a phryd bynnag y bo angen, byddwn yn gofyn am eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.

Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Byddwn yn adolygu’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn gosod unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen hon ar y we. Diweddarwyd yr Hysbysiad hwn ddiwethaf ym mis Mai 2018.

Manylion Cyswllt

Mae croeso i chi gysylltu â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn neu’r data personol rydym yn dal amdanoch neu i arfer pob hawl perthnasol, neu wneud ymholiadau neu gwynion gan ddefnyddio’r manylion sydd ar ein tudalen gysylltu.